Медкарта в электронном виде: приказ 209н с 1 сентября
Заведующая говорит, что пора уходить от бумажных карт, айтишник МИС кивает, а вы считаете, во что обойдётся подпись для каждого врача. С 1 сентября 2026 года у этого разговора появилось новое основание: заработал обновлённый порядок ведения медицинской документации в форме электронных документов — приказ Минздрава России от 25.03.2026 № 209н, зарегистрированный Минюстом 22 апреля. Он заменил приказ № 947н от 07.09.2020 и рассчитан до 1 сентября 2032 года. Хорошая новость сразу: переходить никто не заставляет. Плохая — если переходите, порядок соблюдается целиком, а половина требований в нём про подписи и реестры, то есть про людей и деньги.
Что изменилось по сравнению с прежним порядком
| Что | Приказ № 947н | Приказ № 209н |
|---|---|---|
| Срок действия | С 01.02.2021, шесть лет | С 01.09.2026 до 01.09.2032 |
| Где создаётся документ | Информационные системы медорганизации | ЕГИСЗ названа прямо как площадка создания ЭМД |
| Подписи | Общие требования | УКЭП каждого работника, создавшего документ; формат контейнера — CMS |
| Печать организации | Аналог не был описан явно | Если бумажный документ требовал печати — вторая подпись руководителя или уполномоченного лица |
| Аптеки и фармработники | Упоминались фрагментарно | Порядок распространён на них прямо; бумажную копию пациент может получить и в аптеке |
| Регистрация в РЭМД | Сроки размыты | В течение одного рабочего дня со дня создания документа |
Ещё одно требование звучит технически, а на практике упирается в отдел кадров: работник, подписывающий электронный медицинский документ, должен быть внесён в Федеральный регистр медицинских работников, а сама организация — в реестр медорганизаций. Врач, который вышел на работу три недели назад и до сих пор не заведён в ФРМР, электронный протокол приёма просто не подпишет.
Почему это вопрос к бухгалтеру, а не только к главврачу
Медицинская карта — не только клинический документ. Это первичка, на которой держатся две главные налоговые конструкции частной клиники.
Освобождение от НДС. Медицинские услуги не облагаются НДС по пп. 2 п. 2 ст. 149 НК РФ, если они входят в перечень, утверждённый постановлением Правительства РФ от 20.02.2001 № 132, и у клиники есть лицензия. При споре с инспекцией доказательством служит документация: что за услуга, кому, кем оказана. Подробно разбирали в статье «НДС на медицинские услуги: как работает освобождение».
Ставка налога на прибыль 0%. По ст. 284.1 НК РФ нужны одновременно лицензия, доля медицинских доходов не менее 90%, не менее 15 работников в штате непрерывно и не менее 50% медперсонала с сертификатом специалиста или свидетельством об аккредитации — тоже непрерывно в течение налогового периода. Сведения о сертификатах и аккредитациях живут в ФРМР. Тот самый реестр, без записи в котором врач не может подписать электронный документ.
Получается редкий случай, когда наведение порядка в кадровом реестре приносит пользу дважды: документооборот начинает работать, а условие льготы становится подтверждаемым не справкой на коленке, а федеральным реестром.
Сколько это стоит и куда это относить
Считать надо три статьи: доработка или замена МИС, интеграция с ЕГИСЗ и РЭМД, электронные подписи для медработников.
Пример. Клиника, 24 сотрудника, из них 16 медработников, подписывающих документы. Подставьте свои цены — здесь для наглядности взяты условные 2000 ₽ за годовой сертификат.
| Статья | Расчёт | Сумма за первый год |
|---|---|---|
| Сертификаты УКЭП для медработников | 16 × 2000 ₽ | 32 000 ₽ |
| Доработка МИС под требования порядка | Единовременно | 180 000 ₽ |
| Интеграция и сопровождение | 15 000 ₽ × 12 | 180 000 ₽ |
| Итого | 392 000 ₽ |
Куда это относится:
- ОСНО: программы для ЭВМ и базы данных — пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ, прочие затраты — пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
- УСН «Доходы минус расходы»: права на использование программ и баз данных и их обновление — пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
- УСН «Доходы» 6%: расходы не учитываются, эти 392 000 ₽ налог не уменьшат ничем.
- ОСНО со ставкой 0%: налог и так ноль, поэтому экономии на расходах нет. Считайте смету по полной стоимости, а не «минус налог». Та же логика подробно разобрана в статье «Санитарные правила СП 2.1.4284-26: что клинике сделать в сентябре».
Отдельный вопрос, который задают почти всегда: если клиника оплачивает сертификат подписи для врача, возникает ли у врача доход? На наш взгляд — нет. Подпись нужна для исполнения трудовых обязанностей и используется в интересах работодателя, экономической выгоды у работника здесь не возникает (ст. 41 НК РФ). Позиция рабочая, но подтвердите её внутренним документом: приказом о переходе на электронный документооборот и перечнем должностей, которым подпись нужна по работе.
Что грозит, если делать наполовину
Штрафа за «не перешли на электронные карты» нет и не будет — переход добровольный. Риски другие, и они серьёзнее.
- Лицензионные требования. Ведение медицинской документации входит в перечень лицензионных требований по постановлению Правительства РФ от 01.06.2021 № 852. Осуществление деятельности с нарушением требований — ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ, грубое нарушение — ч. 4 той же статьи, где предусмотрено приостановление деятельности до 90 суток.
- Гибрид без правил. Худший сценарий — половина документов в системе, половина на бумаге, и никто не знает, где актуальная версия. При проверке качества медпомощи или при жалобе пациента восстановить картину не удастся ни вам, ни проверяющему.
- Налоговая сторона простоя. Приостановление деятельности обнуляет медицинскую выручку, а прочие доходы — аренда, немедицинские услуги — продолжают начисляться. Доля медицинских доходов падает, и при выходе из-под 90% налог на прибыль пересчитывается по ставке 25% с начала года, с пенями. Что при этом происходит с раздельным учётом, разбирали в статье «Раздельный учёт ОМС, ДМС и платных услуг».
Чек-лист на сентябрь
- Решите и зафиксируйте приказом: переходите на ЭМД, переходите частично по видам документов или остаётесь на бумаге. Устная договорённость с главврачом документом не является.
- Сверьте список медработников с ФРМР. Все, кто будет подписывать, должны быть в реестре с действующими сведениями о сертификате или аккредитации.
- Заодно посчитайте долю сертифицированного медперсонала от общей численности — это условие ставки 0% проверяется непрерывно, а не на 31 декабря.
- Уточните у поставщика МИС, поддерживает ли система формат подписи CMS и регистрацию в РЭМД в течение одного рабочего дня.
- Опишите процедуру выдачи бумажной копии пациенту: кто печатает, как проставляется отметка о подписи, кто отвечает за то, что рукописных правок на копии не появится.
- Заложите расходы в бюджет с учётом своего режима: на УСН «Доходы» и на ставке 0% они не уменьшат налог.
С чем поможем
Мы ведём бухгалтерию частных клиник и знаем, где документооборот упирается в налоги: бухгалтерское обслуживание медицинских клиник. Если хотите проверить, выполняются ли у вас все условия ст. 284.1 НК РФ, и не потерять льготу из-за кадрового реестра — ставка 0% по налогу на прибыль.
Ставки и нормы в статье проверены по состоянию на 1 сентября 2026 года: приказ Минздрава России от 25.03.2026 № 209н (действует с 01.09.2026 до 01.09.2032, заменил приказ от 07.09.2020 № 947н); постановления Правительства РФ от 09.02.2022 № 140, от 01.06.2021 № 852 и от 20.02.2001 № 132; ст. 41, пп. 2 п. 2 ст. 149, ст. 284.1, пп. 26 и 49 п. 1 ст. 264, пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; ч. 3 и ч. 4 ст. 14.1 КоАП РФ; условия ставки 0% — доля медицинских доходов не менее 90%, не менее 15 работников, не менее 50% сертифицированного медперсонала; общая ставка налога на прибыль — 25%.
