Электронная накладная с 1 сентября 2026: что делать селлеру
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная и остальные перевозочные документы оформляются только в электронном виде и попадают в государственную информационную систему ГИС ЭПД — это Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Но прежде чем срочно подключать оператора, ответьте на один вопрос: вы нанимаете перевозчика или везёте товар сами? Если сами — вас изменение не касается вообще, потому что транспортной накладной у вас и сейчас нет. Если нанимаете — накладная обязательна, и с 1 сентября она электронная.
Тема стала актуальной именно сейчас не из-за самой даты. После атак беспилотников на склады Wildberries — 11 августа 2026 года горели два склада в Воронежской области — селлеры массово забирают товар на собственные склады и переходят на FBS. А вместе со своим складом у селлера впервые в жизни появляется перевозка: до сортировочного центра, до пункта выдачи, до покупателя. Вопрос документов на перевозку из теоретического становится ежедневным.
Что вообще меняется 1 сентября
Электронные перевозочные документы существуют с 2022 года, но до сих пор были правом сторон: хотите — оформляйте бумагу, хотите — файл. Закон № 140-ФЗ убирает выбор. В электронный вид переводятся транспортная накладная, заказ и заявка, сопроводительная ведомость, путевой лист, договор фрахтования.
Механика такая: стороны обмениваются документами не напрямую, а через аккредитованного оператора электронного документооборота, а тот передаёт сведения в ГИС ЭПД. Государство получает данные о перевозке автоматически — участников, груз, машину, факт доставки. Подписи нужны у всех сторон, включая водителя: для него допускается упрощённый вариант подписи.
Ключевое, что теряется в пересказах: закон меняет форму документа, а не круг тех, кто обязан его составлять. Круг остался прежним.
Кому из селлеров это действительно нужно
Транспортная накладная — документ, который подтверждает заключение договора перевозки груза. Это прямо написано в ст. 8 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Нет договора перевозки — нет и накладной.
| Как вы возите товар | Договор перевозки | Нужна ли накладная | Что делать до 1 сентября |
|---|---|---|---|
| Свой автомобиль, свой водитель — на склад или в сортировочный центр | Нет | Нет | Ничего. Оформляете путевой лист и внутреннюю накладную на перемещение |
| Наняли карго или транспортную компанию на поставку по FBW | Есть | Да | Подключить оператора ЭДО, получить подпись, договориться с перевозчиком |
| Курьерская служба забирает заказы по FBS или DBS | Есть | Да | То же самое; чаще всего оператор уже есть у службы |
| Товар везёт поставщик по условиям договора поставки | Есть, но у поставщика | Оформляет поставщик | Проверить, что получите электронный экземпляр |
| Забираете товар у поставщика самовывозом на своей машине | Нет | Нет | Путевой лист и товарная накладная от поставщика |
Отсюда практический вывод: если вы перешли на FBS и возите коробки в сортировочный центр личной «Газелью», подключать ничего не нужно. Расход на такую доставку подтверждается путевым листом, чеками на топливо, документами на машину и, если водитель в штате, — зарплатной ведомостью. Как этот набор расходов ложится в налоговую базу при переходе со склада площадки на свой, разобрано в статье «Wildberries удешевил FBS: что это значит для налогов селлера».
Штрафов нет, а деньги теряются
В логистических блогах с июля идёт одна и та же формулировка: «с 1 сентября за бумажную накладную будут штрафовать». Это неправда, и важно понимать, где реальный риск.
Отдельного состава КоАП РФ под электронную накладную не существует. Соответствующий законопроект есть, но он не принят. Единственное, что применимо при дорожном контроле, — ст. 12.3 КоАП РФ (управление без документов на перевозимый груз): предупреждение или 500 ₽, причём привлекают водителя. По заявленному переходному периоду до 1 марта 2027 года инспекторы при дорожных проверках ограничиваются предупреждениями.
А вот налоговая цена вопроса реальна и считается в тысячах рублей.
Пример. Селлер на УСН «Доходы минус расходы» за квартал заплатил перевозчикам 420 000 ₽ за доставку товара на склады площадки. Накладных нет — обменивались заявками в мессенджере, актами и платёжками.
- Инспекция снимает расход: 420 000 ₽ возвращаются в базу.
- Недоимка по налогу при ставке 15%: 420 000 × 15% = 63 000 ₽.
- Штраф по п. 1 ст. 122 НК РФ — 20% от недоимки: 12 600 ₽.
- Пени по ст. 75 НК РФ за период с даты уплаты налога.
Итого около 75 600 ₽ за один квартал плюс пени — и это при том, что перевозки реально были и деньги реально уплачены. Основание простое: п. 2 ст. 346.16 НК РФ требует, чтобы расходы соответствовали критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть были документально подтверждены. Акт и платёжное поручение подтверждают факт оплаты, а факт перевозки конкретного груза подтверждает накладная.
На УСН «Доходы» 6% этот риск не работает — расходы там не учитываются вообще, а доход равен полной выручке покупателя. Но накладная всё равно нужна: это единственный документ, который доказывает, что товар физически уехал и был передан площадке. Именно его требуют при разбирательстве о недостаче на приёмке, при утрате груза и при страховом случае — см. «Сгорел товар на складе маркетплейса: налоги и списание в 2026».
Что грозит, если понадеяться на бумагу
- Снятие транспортных расходов на УСН «Доходы минус расходы» — недоимка, пени, штраф 20% по ст. 122 НК РФ.
- Спор с перевозчиком при утрате или порче груза. Ответственность перевозчика доказывается накладной: без неё вы не подтвердите ни что груз передавали, ни в каком количестве и состоянии.
- Проблемы с приёмкой у площадки. При расхождении в количестве маркетплейс опирается на свой акт приёмки; ваш контраргумент — данные накладной.
- Отказ страховой. Страховое возмещение по грузу считается по документам перевозки. Нет документов — нет события.
- Разрыв в цепочке при проверке контрагента. Если перевозчик уже перешёл на электронный обмен, а вы просите бумагу, документ появится у него в системе, а у вас — нет. Расхождение всплывает при камеральной проверке.
Чек-лист: что сделать до 1 сентября
- Разделите свои перевозки на два списка — те, где вы нанимаете перевозчика, и те, где везёте сами. Работа нужна только по первому списку.
- Спросите каждого перевозчика, через какого оператора он работает. Проще подключиться к тому же — тогда обмен пойдёт без роуминга между операторами.
- Получите усиленную квалифицированную электронную подпись на директора, если её нет. Для сотрудников, которые будут подписывать накладные, оформите машиночитаемые доверенности.
- Проверьте договоры с перевозчиками. В них должно быть условие об обмене перевозочными документами в электронном виде и указан оператор.
- Проведите пробную перевозку в августе. Первый электронный документ почти всегда упирается в мелочи: не тот формат подписи у водителя, не заполнен адрес пункта разгрузки, не совпадают реквизиты.
- Настройте хранение. Электронную накладную нужно хранить не меньше пяти лет как первичный документ; выгрузку из системы оператора делайте регулярно, а не в момент требования из инспекции.
- Свяжите накладные с отчётами площадки. Сверка транспортных документов с отчётами о реализации — та же логика, что и по выручке; как её вести, разобрано в статье «Учёт по отчётам Wildberries и Ozon: как считать налог».
Отдельно держите в голове второй сентябрьский дедлайн: 31 августа заканчивается упрощённый порядок по ввозу из ЕАЭС — если закупаетесь у поставщиков из Беларуси или Казахстана, документы там меняются тоже, см. «Ввоз из ЕАЭС: упрощённый порядок кончается 31 августа 2026».
Если после перехода на свой склад документооборот перестал сходиться — расходы есть, а подтверждения им нет, — приведём его в порядок: бухгалтерское обслуживание селлеров включает разбор первички по перевозкам и сверку с отчётами площадок.
Ставки и нормы в статье проверены по состоянию на 12 августа 2026 года: обязательность электронных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ; транспортная накладная как документ договора перевозки — ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; документальное подтверждение расходов — п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ; штраф 20% — п. 1 ст. 122 НК РФ; ответственность при дорожном контроле — ст. 12.3 КоАП РФ.
