Врач ушёл, документы остались: кадры клиники под проверкой

Врач уволился в мае, а его папка живёт своей жизнью: трудовой договор без допсоглашения к прошлогоднему изменению оклада, сертификат с истёкшим сроком, ЕФС-1, поданный через неделю после приказа. Пока всё тихо, эти мелочи никого не беспокоят. Они всплывают позже — и, что обиднее всего, не в трудовой инспекции, а в акте налоговой проверки.

Дело в том, что у клиники кадровый участок одновременно является налоговым. Ставка налога на прибыль 0% по ст. 284.1 НК РФ держится на двух кадровых условиях: не менее 15 работников в штате и не менее 50% медперсонала с сертификатом или свидетельством об аккредитации — непрерывно в течение всего года. Ошибка в кадрах здесь стоит не 30 тысяч штрафа, а всего налога за год.

Что проверяют и что за это бывает

Сводка по участкам — чтобы понимать масштаб до того, как придёт уведомление о проверке.

Теперь по порядку — что именно проверить в каждой папке.

Сертификаты и аккредитация: считаем долю правильно

Самая дорогая ошибка живёт здесь, и она арифметическая. Долю считают от общей численности работников клиники, а не от числа медиков. В знаменателе — все: администраторы, бухгалтер, санитарки, водитель, маркетолог.

Пример на цифрах. В клинике 20 человек, из них 12 медработников и 8 в администрации. У девяти медиков документы в порядке, у троих сертификаты просрочены. Доля аттестованного персонала — 9 из 20, то есть 45%. Условие ст. 284.1 НК РФ не выполнено, ставка 0% потеряна за весь год. Причём формально никто ничего не нарушал: людей нанимали, клиника росла.

Отсюда правило, которое стоит держать в голове при каждом найме в администрацию: новый немедицинский сотрудник уменьшает долю. Если она у вас 52–55%, следующий администратор может обойтись в годовой налог.

Отдельно про сроки документов. Приказ Минздрава России от 20.01.2026 № 34н разрешает работать до конца 2026 года тем, у кого сертификат истёк в 2025 году и кто в том же году работал на медицинской должности. Отсрочка выручила многих, но она заканчивается 31 декабря. Ставьте аккредитацию в план сейчас: очередь на процедуру осенью традиционно плотнее, чем весной. Что изменилось в самих квалификационных требованиях с 1 сентября, разбирали в статье «Новые требования к медработникам: чем рискует льгота 0%».

Численность: условие, которое ломается тише всех

Пятнадцать работников в штате — цифра, которую клиника на 18–20 человек обычно не считает риском. Зря.

Живая ситуация, которая повторяется каждую весну. В клинике 17 сотрудников. В марте уходит терапевт, в апреле — медсестра. Вакансии закрывают только в июне: рынок, отпуска, кандидат передумал. Два месяца в штате 15 человек, а в один из них, когда ещё и администратор ушла в декрет с увольнением, — 14.

Дальше арифметика без вариантов. Условие «не менее 15 работников непрерывно в течение налогового периода» нарушено, значит налог на прибыль за весь год считается по ставке 25%. При прибыли 12 млн ₽ это 3 000 000 ₽ плюс пени по ст. 75 НК РФ — и узнает об этом клиника в лучшем случае в марте, при подготовке отчётности, а в худшем на проверке через два года.

Что с этим делают на практике: держат штатный буфер в два-три человека сверх минимума и заранее продумывают, кого оформить на время поиска замены. Совместитель, оформленный по трудовому договору, в штатной численности учитывается — в отличие от подрядчика на гражданско-правовом договоре, который не учитывается вовсе. Подробный разбор всех пяти условий льготы — в статье «Налог на прибыль 0% для медклиники: условия и подводные камни».

Сроки, которые нарушают чаще всего

ЕФС-1, подраздел 1.1. При приёме и увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа. Не «до 25-го», не «в конце недели», а на следующий день. При переводе на другую постоянную работу и по договорам подряда срок другой — до 25-го числа следующего месяца. Путаница между этими двумя сроками и даёт большинство штрафов: 500 ₽ за каждого работника по ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ плюс 300–500 ₽ на руководителя по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. В клинике с текучкой администраторов это набегает быстро.

Штрафа можно избежать, если подать уточнённые сведения в течение пяти рабочих дней после уведомления Социального фонда об ошибке. Или раньше — если найти ошибку самому.

Воинский учёт. Отдельная папка, которую в клиниках ведут по остаточному принципу, а санкция по ст. 21.4 КоАП РФ — 40 000–50 000 ₽ на ответственное должностное лицо за непредставление сведений. Проверьте базовое: назначен ли ответственный приказом, есть ли карточки на военнообязанных, когда последний раз сверялись с военкоматом.

Режим рабочего времени. Для медработников установлена сокращённая продолжительность — не более 39 часов в неделю (ст. 350 ТК РФ), а по ряду должностей и специальностей 36, 33, 30 или 24 часа согласно постановлению Правительства РФ от 14.02.2003 № 101. Если в трудовом договоре стоит стандартная сорокачасовая неделя, у клиники автоматически образуются неоплаченные сверхурочные за весь период работы человека.

Что грозит, если участок запущен

• Пересчёт налога на прибыль по ставке 25% за весь год при нарушении любого условия ст. 284.1 НК РФ, плюс пени. Восстановить льготу в том же году нельзя.
• Потеря льготы из-за формальности. Сведения о доле доходов, численности работников и численности аттестованного медперсонала подаются по итогам года в срок для декларации, то есть до 25 марта, по форме из приказа ФНС России от 21.11.2011 № ММВ-7-3/892@. Не подали вовремя — ставка 0% не применяется, даже если по существу все условия выполнены.
• Доначисления по подмене трудовых отношений. НДФЛ и взносы за весь период, штрафы, плюс выпадение этих людей из численности для льготы. Как это работает применительно к клиникам, разбирали в статье «Самозанятые в клинике: больничный, отпуск и переквалификация».
• Вопросы к лицензии. Квалификация персонала — лицензионное требование, и претензии по ней приходят не к врачу, а к организации.

Что сделать на этой неделе

1. Выгрузите список сотрудников на сегодня и посчитайте две цифры: общую численность и долю медработников с действующими документами. Обе — прямо сейчас, а не «в среднем за год».
2. Сверьте сроки сертификатов и свидетельств об аккредитации. Всё, что заканчивается в 2026 году, — в план с указанием месяца.
3. Поднимите приказы о приёме и увольнении за последние три месяца и проверьте по каждому дату отправки подраздела 1.1 ЕФС-1.
4. Проверьте трудовые договоры на две вещи: указан ли класс условий труда по результатам СОУТ и соответствует ли режим рабочего времени постановлению № 101.
5. Назначьте ответственного за воинский учёт приказом, если этого до сих пор не сделано, и запросите в военкомате дату последней сверки.
6. Поставьте в календарь 25 марта — срок подачи сведений по ст. 284.1 НК РФ. Это единственная форма, из-за которой можно потерять льготу, ничего при этом не нарушив.

Проверить кадровый участок вместе с налоговыми последствиями, посчитать долю персонала и подготовить сведения для льготы помогаем в рамках услуги «Льгота 0% по налогу на прибыль». Работу ведёт Оксана Шатунова — аттестованный налоговый консультант и профессиональный бухгалтер.

Ставки и нормы в статье проверены по состоянию на 3 сентября 2026 года: условия ставки 0% и порядок представления сведений — п. 3 и п. 6 ст. 284.1 НК РФ, форма сведений — приказ ФНС России от 21.11.2011 № ММВ-7-3/892@; общая ставка налога на прибыль 25% — п. 1 ст. 284 НК РФ; пени — ст. 75 НК РФ; работа без аккредитации в 2026 году — приказ Минздрава России от 20.01.2026 № 34н; сроки подраздела 1.1 ЕФС-1 и санкция 500 ₽ за каждое застрахованное лицо — ст. 11 и ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2, ч. 1, 4 и 5 ст. 5.27 и ст. 21.4 КоАП РФ; сокращённая продолжительность рабочего времени медработников — ст. 350 ТК РФ и постановление Правительства РФ от 14.02.2003 № 101; обязательные условия трудового договора — ст. 57 ТК РФ.